Kanban

Durch schrittweise Veränderung zu erfolgreicheren Ergebnissen und einer schnelleren Time-to-Market

Probleme in den Unternehmen im Umgang mit Wissensarbeit

Wissensarbeit unterscheidet sich wesentlich im Komplexitätsgrad von Produktivarbeit. Oft wird etwas Neues, Innovatives gefordert - sehr selten kann einfach reproduziert werden, weshalb es auch kaum Standards gibt.

Dennoch gibt es bei der Produktivarbeit und der Wissensarbeit eine Gemeinsamkeit: man sollte einen Handlungsschritt abgeschlossen haben, bevor man mit etwas Neuem beginnt. So logisch das jedem erscheint, wenn es darum geht etwas zusammenzubauen, desto mehr gehen die Menschen aber davon aus, dass man im Bereich der Wissensarbeit mehrere Aufgaben parallel erledigen kann. Es bringt nichts schneller zu arbeiten, sondern schlauer. Und das erreicht man, indem man sich die Zielsetzung und die Art der Arbeit bewusst macht und nur die Arbeiten erledigt, die gemacht werden müssen, um das Ziel zu erreichen.

Es muss das System optimiert werden und nicht der Menschen - 94% der Leistungsverbesserung hängen von den Rahmenbedingungen des Systems ab und nur 6% von den Mitarbeitern. 

Der Begriff Kanban stammt aus dem Japanischen und bedeutet so viel wie Karte, Tafel oder Beleg, aber auch Behälter. Das 1947 von Taiichi Ohno, dem Erfinder des Toyota-Produktionssystems, entwickelte Kanban ist eine Umsetzung des als Pull- oder Hol-Prinzip bekannten Steuerungsverfahrens in der Produktion bzw. Fertigung.​

Mittlerweile gibt es Kanban in der Wissensarbeit, die sich in einigen Elementen vom ursprünglichen Produktions-Kanban unterscheidet.

Ist es möglich entspannter, aber gleichzeitig produktiver zu arbeiten?

 Ja, in dem man für Menschen Systeme schafft, die selbstständiges Arbeiten und das eigenverantwortliche Auffinden von Verbesserungen ermöglichen. 

 

Produktivitätssteigerung in der Wissensarbeit 

 

In den klassischen industriellen Arbeiten agierte man nach dem Minimumsprinzip um die Produktivität zu steigern. Durch ein Minimum an Input muss ein Maximum an Output erbracht werden. Diese Ideen werden heute noch teilweise fälschlicherweise auf die Wissensarbeit übertragen - die Idee ist: je mehr man in ein gleichbleibendes System an Aufgaben reinpresst, desto mehr muss dabei raus kommen.

Steigerung der Produktivität von Wissensarbeit funktioniert aber nicht nach diesen Ideen. Diese Schwierigkeit erkannte schon Peter Drucker vor vielen Jahren: 

 „The single greatest challenge facing managers in the developed countries of the world is to raise the productivity of knowledge and service workers. This challenge, which will dominate the management agenda for the next several decades, will ultimately determine the competitive performance of companies. Even more important, it will determine the very fabric of society and the quality of life in every industrialized nation.“ (Drucker 1991)

 

Kanban in der Wissensarbeit - was ist das?

 

 

Mit Kanban ist es möglich nachhaltiges Veränderungsmanagement zu betreiben - es werden durch klare Strukturen sukzessive Verbesserungen eingeführt.

Deshalb wird Kanban auch öfter als Instrument für Change Management bezeichnet. 

 

Warum ist Kanban so wirkungsvoll ? 

Einige Fans sagen"Kanban rocks" und dafür gibt es gute Gründe:

- Kanban folgt sehr einfachen und wenigen Regeln

- arbeitet mit leicht nachzuvollziehenden Mechaniken

- kann mit wenig Aufwand eingeführt werden

- zeigt in kurzer Zeit große Verbesserungen auf

 

 

Das Ziel: Kultur der nachhaltigen und kontinuierlichen Verbesserung

Kanban kann zwar für einzelne Teams eingeführt werden, es hat aber immer das gesamte System im Sinn. Eine echte Verbesserung kann nur dann passieren, wenn es prinzipiell um die gesamte wirtschaftliche Wertschöpfung geht. Und Kanban kann nur dann erfolgreich sein, wenn es eine echte Veränderungsbereitschaft bei allen Beteiligten gibt.

 

Das WeQ|Train Erfolgrezept:

 

Ein agiles Mindset ist Basis für die erfolgreiche Einführung von Kanban im Unternehmen. Leadership- und Zusammenarbeits-Prinzipien basieren auf einem Menschenbild, welches hinter dem Bergriff Agilität steht.

Bevor wir mit Kanban starten, führen wir in die agilen Ideen ein.

 Sichtbarmachen der Wissensarbeit 

Einer der größten Schwachpunkte der Wissensarbeit ist der, dass die Produktionsprozesse in der Wissensarbeit unsichtbar sind. Engpässe und Überlastung des Systems werden nicht plastisch dargestellt - sind deshalb nicht direkt erkennbar. 

Dadurch ergeben sich Probleme, wie zum Beispiel, dass externe Betroffene meinen die Wissensarbeiter könnten mehrere Arbeiten gleichzeitig machen. Den gleichen Fehler machen die Wissensarbeiter übrigens auch oft selbst (Taskswitching). Diese Unsichtbarkeit macht es oft schwer Ansatzpunkte für Verbesserungen zu finden. Man spürt intuitiv das etwas nicht so läuft, wie es soll, aber man kann es nicht greifen.

Deshalb ist es eine der wichtigsten Aufgaben von Kanban diese Wissensprozesse sichtbar zu machen.

 

 

Gemeinsam mit Ihnen machen wir Ihre Wissensprozesse sichtbar. Wir erarbeiten ein Bild des Ist-Zustands Ihrer internen Prozesse auf welchen sie aufsetzen können.

Systemdesign-Workshop

In einem Workshop erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen und einem Team ein Kanban-Board. Wir arbeiten gemeinsam an der Definition von Arbeitspaketen, legen WIP-Limits fest, definieren den Wertschöpfungsprozess und bestimmen Serviceklassen. Zudem legen wir gemeinsam fest, wie oft die Meetings stattfinden (Kadenz).

Wichtig ist, dass im Vorfeld des Workshops die Menschen mit den Ideen, Prinzipien und Praktiken von Kanban bekannt gemacht wurden. Nur wenn die Menschen die Ideen leben, kann Kanban erfolgreich sein. Ziel des Workshops ist es, dass das Team ein Kanban-Board baut, mit dem es starten kann. Wichtig ist, dass dem Team klar ist, dass ein solch initiales Board in den meisten Fällen nicht sehr lange in der Praxis überlebt - es dienst als Startpunkt und sollte immer wieder evolutionär verbessert werden. 

 

Wir empfehlen diesen Workshop mit einem Kanban-Experten durchzuführen. Zudem ist ein erfahrener Moderator unerlässlich. Wir erarbeiten gemeinsam mit dem Team Regeln und sonstige Arbeitsgrundlagen.

Skalierung von Kanban

Kanban lässt sich Schritt für Schritt so weit skalieren, bis es für das gesamte Unternehmen – oder die gesamte Wertschöpfungskette – eingesetzt wird. Kanban kann über alle Bereiche und Ebenen eingesetzt werden.

Es macht aber Sinn in einem kleineren Bereich zu starten - bei einem oder zwei Teams, die für einen Teil der Wertschöpfungskette verantwortlich sind. Die Abbildung der gesamten Wertschöpfungskette wäre ein sehr ausuferndes Unterfangen und eine große Veränderung, die oft den Beteiligten Angst macht. Da wir in Kanban evolutionär vorgehen, fangen wir mit einem Teil der gesamten Wertschöpfung an.

 

Wichtig ist es also im ersten Schritt zu entscheiden mit welchem Bereich wir anfangen. Es wird nun im zweiten Schritt der tatsächlich gelebte Prozess transparent gemacht (meist auf einem Board). Diese Aufgabe fällt dem Team zu, denn nur das Team kennt den gelebten Prozess.

 

Wir von WeQ|Train unterstützen Sie bei der Auswahl des initialen Prozesses und dessen Abbildung des Wertschöpfungsprozesses (Value stream). Im zweiten Schritt skalieren wir gemeinsam weitere Value Streams.

 

 

WeQ|Train - Methode

 Implementieren

durch

Trainings &  Systemdesign-Workshops

Mögliche Ansatzpunkte für Kanban Implementierung

„ Wissensarbeit erfordert, dass das relevante Wissen kontinuierlich revidiert, permanent als verbesserungsfähig angesehen, prinzipiell nicht als Wahrheit, sondern als Ressource betrachtet wird und untrennbar mit Nichtwissen gekoppelt ist, so dass mit Wissensarbeit spezifische Risiken verbunden sind.“

(Helmut Willke)

„Ich kann freilich nicht sagen, ob es  besser werden wird, wenn es  anders wird; aber so viel kann ich sagen: es muss anders werden, wenn es gut werden soll."

Georg Christoph Lichtenberg (dt. Philosoph)

Nachhaltiger Kulturwandel mit Kanban?

Veränderungsmanagement mit Kanban erfordert einiges an Erfahrung und Durchhaltevermögen und ein gewisses Verständnis für systemische Zusammenhänge und Wirkungsweisen.

Hier einige grundsätzliche Ideen zur Einführung von Kanban:

- Kanban ist eine Veränderungsinitative bei der es vor allem darum geht Interaktionen innerhalb der Individuen eines Systems zu verbessern.  Wertschöpfung und Arbeitsqualität steigen.

Kanban geht es um die Verbesserung der gesamten Arbeitskultur: Grundlage dieser Kulturveränderung ist eine kritische Auseinandersetzung und Reflexion jedes Einzelnen - eine kontinuierliche Arbeit an der eigenen Entwicklung.

- Kanban hat den Menschen im Fokus: Menschen verändern Dinge und nicht Regeln oder Vorgaben. Und Antrieb für diese Veränderungen sind immer Emotionen. Auf diese Emotionen sollte immer Rücksicht genommen werden.

- Kanban funktioniert nur mit Verbündeten und im Team: nur durch Menschen, die gemeinsam etwas bewegen wollen und die zu Interessenvertreter der Idee werden, kann Kanban seine volle Wirkung entfalten.

Was bedeutet Wissensarbeit?

Wissensarbeit steht als Begriff für problemlösende Tätigkeit bei welcher der Lösungsweg ganz oder teilweise unbekannt ist. Dies steht im Gegensatz zu Routinearbeit, die immer dann zur Routine wird, wenn der Lösungsweg für eine Aufgabe immer gleich ist. (wissensarbeiter.org)

 

Wissensarbeit ist einer der bedeutensten Arbeitsformen unserer Zeit - Wissensarbeiter tragen maßgeblich zur Wertschöpfung in den Unternehmen bei. Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung die Produktivität der Wissensarbeit zu steigern. Leistung muss in der Wissensarbeit anders gemessen werden - für die Beurteilung der Leistung von Wissensarbeit muss der enge Rahmen einer reinen Produktivitätsbetrachtung weiter gefasst werden. „Effektivität“, „Effizienz“, „inhaltliche und formale Qualität“ sowie die „Brauchbarkeit“ des Arbeitsergebnisses bezogen auf die Zielsetzung sind notwendige Messgrößen, um eine nachhaltige Prüfung zielgerichteter Arbeitsergebnisse zu ermöglichen.(Gerhard Hube)

 

Dennoch agieren viele Organisationen im Bereich der Wissensarbeit noch immer so, als wäre es Produktivarbeit. Entsprechende Rahmenbedingungen müssen etabliert werden.

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Was bringt Kanban in diesem Zusammenhang?

Kanban kann Sie dabei unterstützen Ihr Unternehmen erfolgreicher zu machen. 

Mit Kanban steht uns ein Diagnoseinstrument zur Verfügung, das Probleme sichtbar macht und uns dadurch anregt, an der Situation etwas zu verändern. Es ist keine Methode, um die Probleme selbst zu lösen – da ist der Einfallsreichtum der Beteiligten gefragt.

 

 

Kanban zeigt durch Transparentmachen die Schwachstellen des Systems auf und gleichzeitig wird in kleinen Schritten an dessen Verbesserung gearbeitet. Diese evolutionäre Vorgehensweise unterscheidet Kanban von anderen Methoden.

 

Kanban hat nicht das Ziel einen definierten "optimalen" Soll-Zustand zu schaffen - es geht davon aus, dass die bestehenden Prozesse aus gutem Grund da sind - sie waren zu irgendeinem Zeitpunkt passend und richtig. Nun müssen gemeinsam Verbesserungen entdeckt werden. Das Ziel ist es eine nachhaltige Kaizen-Kultur zu etablieren, die das Unternehmen wirtschaftlich und menschlich nach Vorne bringt.

 

Kanban geht davon aus das in den bestehenden Prozessen selbst die Kraft für Weiterentwicklung und Verbesserungen liegt und dass man den richtigen Weg durch das Gehen des Weges entdeckt. Die Menschen auf dem Weg sollen ihre Probleme selbst aufdecken und Handlungsalternativen abwägen, um die Situation zu verbessern.

Dieser Kaizen-Gedanke muss im Wertesystem der Menschen verankert werden - und genau da liegt die Schwierigkeit.

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